GPT cho Google Sheets và Docs – Tăng Hiệu Suất Công Việc 200%

Đối với những ai đang làm kế toán, kế hoạch, sales admin và những người sử dùng dữ liệu excel để tổng hợp, phân tích nói chung. Thì việc xử lý vài file dữ liệu với hàng ngàn dòng và vài chục sheet là chuyện hết sức bình thường. Chuyện sẽ không có gì đáng nói nếu tất cả dữ liệu đó đều chuẩn chỉnh và bạn chỉ cần chạy một lệnh là excel có thể giải quyết hết. Nhưng đời không như là mơ, dữ liệu thì mỗi người nhập một kiểu và khi kết hợp lại một file thì người tổng hợp để phân tích dữ liệu sẽ gặp phải một cơn ác mộng! Nhưng bây giờ, với AI, với GPT cho Google Sheets, cơn ác mộng đó sẽ biến mất.

Với GPT cho Google Sheets, bạn có thể sử dụng các chức năng của trí tuệ nhân tạo GPT để xử lý các danh sách dữ liệu, tạo ra các thẻ sản phẩm, tóm tắt nội dung, dịch thuật, phân loại và tạo ra các nội dung tiếp thị hiệu quả. Bạn có thể tổng hợp dữ liệu, phân tích và tạo ra nội dung một cách dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Chức năng GPT_FILL của add-on còn giúp bạn tự động làm sạch và định dạng các danh sách dữ liệu một cách nhanh chóng.  

Hãy tận dụng GPT cho Google Sheets và Docs để giảm thiểu sự mất thời gian và nỗ lực của bạn trong việc xử lý dữ liệu trên Excel và tạo ra các nội dung chất lượng cao trong thời gian ngắn nhất!

Cài đặt GPT cho Google Sheets và Docs

Để cài đặt GPT cho Google Sheets và Docs, bạn làm theo các bước sau:

Đầu tiên, vào Google Sheets (Bảng tính)

Mở một file Sheet mới, sau đó vào Tiện ích mở rộng => Tiện ích bổ sung => Tải tiện ích bổ sung như hình dưới.

Tìm kiếm cụm từ GPT for Sheets and Docs và cài đặt như bên dưới

Nhấp Cài đặt rồi Tiếp tục

Sau đó, bạn đăng nhập vào email, cấp phép cho ứng dụng đến khi hoàn tất.

Bước tiếp theo là thêm API key của GPT vào ứng dụng. Bạn vào https://platform.openai.com/, đăng nhập tài khoản OpenAI (ChatGPT).

Sau đó, click vào hình đại diện ở dóc trên bên phải, chọn View API key

Bạn chọn Create new secret key, đặt tên bất kỳ, rồi nhấp Create secret key.

Sau đó, bạn copy key này rồi quay lại Google Sheets.

Tại Sheet, bạn chọn Tiện ích mở rộng => GPT for Sheets and Docs => Launch & Enable functions như hình dưới.

Nhìn sang bên phải sẽ có 1 bar, bạn dán key vừa nãy đã copy vào đây và chọn Next.

Vậy là đã cài đặt xong, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng các hàm bên dưới.

Sử dụng GPT cho Google Sheets và Docs

Hàm GPT – hàm tổng quan

Dùng hàm này để viết một prompt đơn giản, mô tả sản phẩm. Ví dụ như bên dưới, mình có 1 danh sách các loại trái cây, và cần viết miêu tả ngắn gọn cho chúng.

=GPT("viết miêu tả bằng tiếng việt cho";A2)

Với quả cherry, thì mình chỉ cần kéo công thức như bình thường xuống và nó sẽ tự động viết nội dung cho quả cherry.

Hàm GPT_LIST – hàm liệt kê (theo chiều dọc)

Dùng hàm này nếu bạn muốn liệt kê: công dụng, thành phần, % dinh dưỡng,…. Ví dụ mình cũng có 1 danh sách trái cây và cần liệt kê top 5 vitamin (theo %) có trong chúng

=GPT_LIST("liệt kê top 5 vitamin (theo %) bằng tiếng việt trong";A$6) 

Nó sẽ liệt kê cho mình 5 loại vitamin nhiều nhất trong mỗi loại trái cây.

Một ví dụ khác, ví dụ liệt kê 3 tác dụng nhất của vitamin E và B

=GPT_LIST("liệt kê 3 tác dụng nhiều nhất của";A13)

Hàm GPT_HLIST – hàm liệt kê (theo chiều ngang)

Tác dụng tương tự GPT_LIST nhưng liệt kê theo chiều ngang

=GPT_HLIST("liệt kê 3 tác dụng của";A19)

Hàm GPT_SPLIT – hàm tách thành phần (theo hàng dọc)

Nếu bạn đang có 1 đoạn văn bản và cần tách ra nhiều phần. Có thể tách theo: sections (phần), paragraphs (đoạn), sentences (câu), punctuation (dấu câu). Ví dụ mình có đoạn dưới và cần tách ra theo dấu phẩy (comma)

=GPT_SPLIT(A23;"split by comma")

Nó sẽ tách mỗi thành phần được ngăn cách bởi dấu phẩy ra từng dòng riêng biệt.

Hàm GPT_HSPLIT – hàm tách thành phần (theo hàng ngang)

Cũng tương tư GPT_SPLIT nhưng chúng ta sẽ tách thành phần theo hàng ngang. Ví dụ bên dưới là tách ra từng câu.

=GPT_HSPLIT(A33;"split by sentence")

Hàm GPT_FILL – hàm điền dữ liệu

Giả sử khi điền dữ liệu đăng ký nhập học, mỗi người nhập dữ liệu 1 kiểu (tên có viết hoa, viết thường), và điền từ xưng hô (anh, chị,..) lung tung thì đây là lúc hàm này phát huy tác dụng.

Ví dụ dữ liệu ban đầu là:

• Nguyễn THỊ Chinh, Chị
• CHỊ nguyễn thị hương
• anh chí nhạn TRẦN

Tôi muốn nó gọn gàng 2 cột: cột đầu là Xưng hô (Anh, Chị), cột 2 là tên (viết đẹp)

=GPT_FILL($A$38:$C$39;A40:A42)

Trong đó:

• A38:C39 là dữ liệu mẫu mình nhập vào để căn cứ vào đó sắp xếp và điền lại dữ liệu ban đầu
• A40:A42 là dữ liệu ban đầu
• B40:C42 là kết quả thu được

Hàm GPT_TABLE – tạo bảng dữ liệu

Nếu bạn cần 1 dữ liệu ngẫu nhiên để tạo bài kiểm tra cho học sinh, sinh viên, thì dùng hàm này. Ví dụ mình cần tạo ngẫu nhiên 3 người đang sống ở TPHCM, với các thông tin Tên, Giới tính, Độ tuổi, Nghề nghiệp

=GPT_TABLE(A45;A46:D46)

Trong đó:

• A45 là yêu cầu (tạo ngẫu nhiên 3 người đang sống ở TPHCM)
• A46:D46 là Tên, Giới tính, Độ tuổi, Nghề nghiệp

Hàm GPT_MAP

Hàm GPT_FORMAT – hàm định dạng dữ liệu chuẩn

Mình cần format số điện thoại theo đúng định dạng quốc tế (có mã nước) từ dữ liệu thô. 

=GPT_FORMAT(A61;"international phone format")

Ví dụ cần format tiền tệ đúng chuẩn ISO. 

=GPT_FORMAT(A66;"iso currency")

Hàm GPT_EDIT – để chỉnh sửa lỗi

Dùng hàm này để chỉnh sửa lỗi chính tả, viết câu, dùng từ

=GPT_EDIT(A73)

Hàm GPT_TAG – hàm GPT cho Google Sheets tuyệt vời để phân loại

Đây là một trong những hàm GPT cho Google Sheets mình thấy tuyệt vời nhất. Nó có thể dùng để phân loại đánh giá của khách hàng. Mình có thể chọn ra trong hàng trăm review của khách, đánh giá nào là khen, chê hay câu hỏi để từ đó xử lý và cải thiện 

=GPT_TAG(A78;$C$77:$C$82)

Trong đó:

• A78 là review của khách
• C77:C82 là các phân loại mình muốn dùng cho các review đó. Mình muốn phân ra review nào là lời khen, lời chê, câu hỏi. Và cho sản phẩm gì (mỹ phẩm, thức ăn, dịch vụ)
• Kết quả quá ghê gớm, nó đã phân ra đâu là khen, chê và cho sản phẩm gì luôn

Hàm GPT_CLASSIFY – hàm phân loại

Cũng tương tự như GPT_TAG, hàm này dùng để phân loại

=GPT_CLASSIFY(A85;$C$85:$C$87)

Hàm GPT_EXTRACT – hàm GPT cho Google Sheets để tách email, phone,…

Nếu trong dữ liệu của bạn đang có tên, email và số điện thoại của khách hàng một cách lẫn lộn và không theo quy tắc nào. Bạn muốn tách email ra riêng từng cột, và số điện thoại ra riêng từng cột thì đây là hàm hữu ích. Hàm này thực sử hữu ích nếu bạn có một nguồn data lớn và chưa được lọc ra để làm các hoạt động marketing sau này.

=GPT_EXTRACT(A92;"emails")

hoặc tách số điện thoại thì:

=GPT_EXTRACT(A92;"phones")

Hàm GPT_SUMMARIZE – hàm GPT cho Google Sheets để tóm tắt nội dung

Hàm này dùng để tóm tắt cả văn bản dài thành nhiều ý tùy bạn chọn. Nó sẽ hữu ích trong việc tóm tắt nội dung làm việc với khách hàng, cuộc họp hoặc tóm tắt review của khách hàng. 

=GPT_SUMMARIZE(A96;C95)

Trong đó:

• A96 là nội dung văn bản cần tóm tắt
• C95 là yêu cầu mình muốn hàm này tóm tắt như thế nào (ở đây mình muốn tóm tắt thành 3 ý chính). Hoặc bạn cũng có thể chỉ cần dùng hàm GPT_SUMMARIZE, thì nó sẽ tự tóm tắt nội dung ngắn lại (như hình dưới)

Hàm GPT_TRANSLATE – hàm dịch nội dung

Đúng như tên gọi, dùng hàm này để dịch nội dung. Nếu muốn dịch từ tiếng Việt sang Anh thì:

=GPT_TRANSLATE(A100;"English";"Vietnamese")

Tương tự, giả sử dịch từ tiếng Việt sang tiếng Trung thì:

=GPT_TRANSLATE(A100;"Chinese";"Vietnamese")

Hàm GPT_CONVERT – để chuyển đổi code

Ví dụ mình muốn chuyển đoạn HTML sau thành JSON 

=GPT_CONVERT("<ul><li><p>Name: Richard</p><p>Age: 32</p></li><li><p>Name: Kenny</p><p>Age: 27</p></li></ul>"; "json")

Hàm GPT_CODE – hàm viết code đơn giản

Ví dụ mình muốn ghép 2 chuỗi trong Javascript

=GPT_CODE("concatenate two strings"; "Javascript")

Các hàm này luôn được update thường xuyên. Hãy tận dụng chúng để biến những file Excel, Google Sheets đang là những nỗi ác mộng của bạn biến mất ngay hôm nay. 

Follow Nghề Công Sở và Fanpage để cập nhật những xu hướng mới nhất về AI và áp dụng chúng vào thực tế.